Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã được nhiều công ty nước ngoài tin dùng. Điều này đồng nghĩa với việc E-invoice đã khẳng định được sự uy tín và chất lượng của mình trong lĩnh vực này.
1. Quy định về ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn điện tử
Thông tư 78/2021/TT-BTC, ban hành ngày 17/9/2021, có nội dung mới về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử. Thông tư này bổ sung hướng dẫn về một số ký hiệu loại hóa đơn mới, giúp người dùng nắm rõ hơn về quy định này. Đây là những thông tin quan trọng được cập nhật trong Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản pháp luật trước đây.
2. Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử là một nhóm gồm 6 ký tự, bao gồm chữ viết và chữ số. Ký hiệu này thể hiện các thông tin về loại hóa đơn, có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể:
- Ký tự đầu tiên là C hoặc K:
- C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- 2 ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
- Một ký tự tiếp sau năm lập hóa đơn là T, D, L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử:
- T: Hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- D: Hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
- L: Áp dụng với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- M: Áp dụng với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC được quy định tại Điều 5 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, tem, vé, thẻ,… Ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện bằng một chữ số tự nhiên từ 1 đến 4, phản ánh loại hóa đơn điện tử:
- Số 1 phản ánh hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2 phản ánh hóa đơn bán hàng.
- Số 3 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4 phản ánh các loại tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
3. Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78/2021/TT-BTC có điểm mới quan trọng về ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng và áp dụng hóa đơn điện tử.
3.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử:
- Số 1: Phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2: Phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3: Phản ánh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4: Phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
3.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự, bao gồm chữ viết và chữ số. Ký hiệu này thể hiện các thông tin về hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
- Ký tự đầu tiên là chữ cái C hoặc K:
- C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập, thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
- Một ký tự tiếp theo là một chữ cái: T, D, L, M, N, B, G, H. Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
- Chữ T: Thể hiện hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- Chữ D: Áp dụng với hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký.
- Chữ N: Áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
- Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
- Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
- Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
Hai ký tự cuối cùng là tùy chọn của người bán để quản lý. Điều này thể hiện sự linh hoạt và thích ứng của E-invoice với nhu cầu sử dụng của người dùng.
Điểm khác biệt giữa Quy định 78/2021/TT-BTC và các quy định trước đây là sự bổ sung về hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia. Điều này giúp người dùng nắm bắt được thông tin mới và cập nhật cho việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử bằng phần mềm E-invoice đã mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Để cập nhật thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice và nhận tư vấn chi tiết, vui lòng truy cập Chi Nhánh Viettel.