Tin Tức

VIETJET – Hệ thống hóa đơn điện tử

Posted on by ChinhAnhViettel

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử là gì?

Trong việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử, chúng ta cần tuân theo những căn cứ pháp lý sau đây:

  • Các văn bản do Chính phủ ban hành:

    • Luật Giao dịch điện tử 2005
    • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
    • Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
    • Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
    • Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
    • Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.

  • Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành:

    • Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
    • Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
    • Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?

  • Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm với dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video…) nhằm xác định người chủ của dữ liệu đó, tương tự như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
  • Chữ ký điện tử là một phần không thể thiếu của hóa đơn điện tử và giúp xác thực hóa đơn điện tử là của đơn vị điện lực phát hành.
  • Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
  • Chứng thư điện tử được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:
    • Chống từ chối bởi người ký.
    • Đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ, truyền nhận.
  • Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.

3. Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất, do đó không có khái niệm “liên”. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.

4. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính, tôi phải làm gì?

Sau khi bạn đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén (.zip), bạn có thể thực hiện các bước sau để xem hóa đơn:

  • Giải nén file .zip vừa tải về.
  • Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml.
  • Bạn có thể sử dụng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách chọn “Open with” và chọn Internet Explorer (IE). Trường hợp IE không hiển thị, bạn có thể chọn “Browse” để tìm IE.
  • Sau khi đã chọn, hóa đơn sẽ tự động hiển thị để bạn xem.

Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm E-Invoice, trong email mà bạn nhận được có đính kèm Hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn và các văn bản pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử. Điều này giúp bạn yên tâm chấp nhận hóa đơn điện tử và không còn bất kỳ thắc mắc nào. Bạn chỉ cần click vào đường dẫn “Xem hướng dẫn chi tiết” để tải về file Hướng dẫn và làm theo các bước trong hướng dẫn để xem hóa đơn.

5. Để xem được hóa đơn điện tử, tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?

Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của bạn có thể cần cài đặt các chương trình sau:

  • Chương trình giải nén Winrar hoặc sử dụng tính năng giải nén của Windows để giải nén file nén .zip.
  • Chương trình đọc file PDF như Foxit Reader, Adobe Reader để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.

6. Khi phát hiện thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót, tôi phải làm gì?

Trong trường hợp bạn phát hiện sai sót trong hóa đơn đã nhận, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn.
  • Nếu bạn cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bạn cần phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp. Có thể là lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của cả hai bên, lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn.

7. Khách hàng có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?

Sau khi mua hàng, bạn sẽ nhận được hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml từ bên bán. Bạn không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Tuy nhiên, nếu bạn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán, bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho bạn.

8. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử, bên mua có thể thanh toán bằng hình thức nào?

Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử, bên mua vẫn có thể thanh toán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy, bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng và các hình thức khác. Thời gian thanh toán có thể được thỏa thuận trước hoặc sau khi nhận hóa đơn giữa bên mua và bên bán để đưa ra phương án hợp lý nhất.

9. Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

  • Đối với khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế, không cần ký số vào hóa đơn điện tử mà chỉ cần sử dụng để xem và lưu trữ.
  • Đối với khách hàng doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế, bắt buộc phải ký số vào hóa đơn điện tử để hóa đơn có tính pháp lý, được chấp nhận với cơ quan thuế.
  • Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán. Hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ và được chấp nhận bởi cơ quan thuế.
  • Ngoài ra, còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua không cần phải ký số vào hóa đơn.

10. Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?

  • Sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, bạn có thể kê khai thuế như quy trình thông thường với hóa đơn giấy.
  • Bạn cũng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho bạn hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi thành hóa đơn giấy, có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.