Gửi đến các bạn đọc của Chi Nhánh Viettel! Hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực hóa đơn điện tử – Mã tra cứu hóa đơn điện tử. Đây là một mã số đặc biệt được gán cho mỗi hóa đơn điện tử, giúp cho việc tra cứu hóa đơn trở nên dễ dàng và nhanh chóng đối với các kế toán doanh nghiệp.
1. Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn được sử dụng trên các ứng dụng và phương tiện điện tử, mang lại sự tiện lợi trong việc sử dụng, tra cứu và lưu trữ. Mã tra cứu hóa đơn điện tử là một dãy ký tự đặc biệt, được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn điện tử. Mã này được sử dụng để tra cứu hóa đơn và xác thực thông tin phù hợp với quy định của pháp luật.
Mỗi hóa đơn điện tử được phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp tạo tự động một mã tra cứu duy nhất. Điều này đảm bảo tính xác thực và rõ ràng của hóa đơn, đồng thời tránh việc làm giả hóa đơn.
Tra cứu hóa đơn điện tử có thể được thực hiện thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc sử dụng các phần mềm riêng của doanh nghiệp để tra cứu một cách tiện lợi hơn.
2. Hướng dẫn tra cứu mã tra cứu hóa đơn
Muốn tra cứu thành công hóa đơn điện tử, bạn cần có mã số tra cứu. Mã số này có thể tìm thấy thông qua email hoặc tin nhắn SMS mà người bán đã phát hành. Có ba cách chủ yếu để tra cứu hóa đơn điện tử, đó là:
- Tra cứu theo link tra cứu trên email.
- Tra cứu theo file đính kèm trong email hoặc tin nhắn SMS.
- Tra cứu theo mã hóa đơn.
3. Cách tra cứu hóa đơn điện tử
3.1. Cách tra cứu hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp chưa đăng ký hóa đơn điện tử hoặc bạn là người mua hàng, bạn có thể tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết như MST của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thanh toán và mã captcha.
Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”.
Lưu ý: Khi nhập dữ liệu vào ô Ký hiệu hóa đơn, cần bỏ bớt ký tự số ð đầu dãy ký hiệu. Ví dụ: 1C21TCV => C21TCV
Theo quy định của cùng Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp đã đăng ký hóa đơn điện tử, bạn có thể tra cứu như sau:
Bước 1: Truy cập địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
Bước 3: Nhấp vào “Tra cứu” sau đó chọn “Tra cứu hóa đơn”.
Bước 4: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào”. Tại đây, màn hình sẽ hiển thị toàn bộ hóa đơn đã được cơ quan thuế kiểm định theo Nghị định 123 và Thông tư 78.
Để xem thông tin chi tiết về hóa đơn, chỉ cần chọn “Tìm kiếm” và sau đó nhấn vào hóa đơn bạn muốn xem để thực hiện các chức năng như xem, in, xuất excel và xuất XML.
3.2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo mã tra cứu
Ngoài việc tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế, bạn có thể sử dụng các phần mềm cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tra cứu hóa đơn theo mã tra cứu. Thao tác như sau:
Bước 1: Mở email thông báo hóa đơn điện tử mà người bán đã gửi và nhấp vào liên kết trong email.
Bước 2: Sao chép mã tìm kiếm trong email. Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, điền mã tra cứu vào ô tìm kiếm.
Bước 3: Nhấp vào biểu tượng tìm kiếm (kính lúp).
Chương trình sẽ hiển thị thông tin về hóa đơn mà người bán đã xuất.
3.3. Cách tra cứu hóa đơn có mã QR
Ngoài những cách trên, một số đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cho phép tra cứu hóa đơn bằng mã QR. Bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tra cứu hóa đơn/phiếu thu và chuyển đổi hóa đơn/phiếu thu điện tử sang hóa đơn giấy hoặc sử dụng mã QR được cung cấp.
Bước 2: Trên thiết bị di động, tải xuống ứng dụng quét mã QR từ CH Play hoặc Appstore.
Bước 3: Đặt camera điện thoại lên mã QR trên hóa đơn để thực hiện quét mã. Điện thoại sẽ tự động chuyển hướng đến hóa đơn cần tra cứu.
Mong rằng thông tin về “Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì?” mà Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp sẽ hữu ích đối với quý bạn đọc. Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 để được giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.
Tags: hóa đơn điện tử, phần mềm hóa đơn điện tử