Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một tài liệu quan trọng trong quá trình sửa đổi các hóa đơn đã được gửi cho khách hàng, đã giao hàng/dịch vụ và xảy ra sai sót. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin chi tiết và mới nhất về việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một văn bản được tạo ra để khắc phục các sai sót trên hóa đơn như ngày tháng, số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Khi kế toán viên lập biên bản điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh cũng được tạo ra để sửa chữa các sai sót trên đó.
Các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Theo quy định tại khoản 2, điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập trong các trường hợp sau:
Trường hợp 1
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa được gửi cho người mua có sai sót, người bán sẽ thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử cũ có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua. Cơ quan thuế sẽ tiến hành huỷ hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế.
Trường hợp 2
Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua có sai sót nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán chưa kê khai thuế thì sẽ xử lý như sau:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế, người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Trường hợp 3
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán kiểm tra sai sót. Theo thời hạn được ghi trên thông báo, người bán sẽ thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Nếu người bán không thực hiện thông báo trong thời hạn, cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo lần 2. Trường hợp không có thông báo sau thời hạn thông báo lần 2, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Tổng hợp các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
Với mỗi lỗi sai trên hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng. Dưới đây là hình ảnh các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mà VIN-HOADON đã tổng hợp được.
Ngoài những lỗi sai sót trên, còn có nhiều lỗi sai khác mà các doanh nghiệp gặp phải. Dưới đây là ví dụ của mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do ghi sai mã số thuế.
Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử tại đây.
Những điểm cần lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khi thực hiện chỉnh sửa các lỗi sai trên hóa đơn điện tử bằng cách lập biên bản điều chỉnh, các doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau đây:
- Ngày trên Báo cáo điều chỉnh phải giống với ngày trên hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- Nội dung trên Biên bản điều chỉnh cần phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
- Khi phát hiện hóa đơn có sai sót đã tiến hành kê khai thuế, doanh nghiệp cần lập đồng thời cả Biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh.
- Đối với trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai tên, địa chỉ công ty nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua, người bán chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh mà không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
Hướng dẫn lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Bước 1: Tại giao diện danh sách hóa đơn, click chọn vào biểu tượng dấu ba chấm tương ứng với hàng chứa hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó chọn Điều chỉnh hoặc Điều chỉnh định danh.
Lưu ý:
- Điều chỉnh: áp dụng cho trường hợp hóa đơn điện tử đã xuất ghi sai đơn giá (tổng tiền).
- Điều chỉnh định danh: áp dụng cho trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai thông tin định danh nhưng không ghi sai số tiền/thuế suất. Ví dụ như: sai tên hàng hóa, sai đơn vị tính,…
TRƯỜNG HỢP 1: Nhấn chọn Điều chỉnh:
Bước 2: Sau khi nhấn chọn Điều chỉnh, màn hình làm việc sẽ chuyển sang giao diện mới để người dùng thực hiện việc điền các thông tin cho biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Lưu ý: Số biên bản sẽ được quy định bởi người dùng.
Bước 3: Sau khi điền số biên bản và ngày biên bản, nhấn chọn Tạo mới để thực hiện việc tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn. Người dùng tiến hành điền các thông tin như: Lý do điều chỉnh, Nội dung trước điều chỉnh; Hai bên thống nhất điều chỉnh lại như sau. Sau đó, nhấn chọn Lưu biên bản.
Bước 4: Màn hình trở về giao diện ban đầu, người dùng thực hiện điền thông tin điều chỉnh vào mục hàng hóa và thành tiền, sau đó, chọn mức thuế suất cho phù hợp.
Lưu ý: Theo điểm e, khoản 1, điều 7 TT78/2021/TT-BTC: “Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh”. Nhập dấu trừ trước giá trị cần điều chỉnh giảm.
Bước 5: Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần điều chỉnh, người dùng nhấn chọn Ký để xuất hóa đơn điều chỉnh và gửi lên cơ quan Thuế. Lưu ý: Khi gửi hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm Thông báo Mẫu số 04/SS lên cơ quan Thuế.
TRƯỜNG HỢP 2: Nhấn chọn Điều chỉnh định danh
Bước 2: Sau khi nhấn chọn Điều chỉnh định danh, màn hình làm việc sẽ xuất hiện giao diện Tạo hóa đơn điều chỉnh định danh. Người dùng chọn loại Hóa đơn mẫu, Mẫu hóa đơn gốc tương ứng sẽ tự động hiển thị, sau đó, chọn loại hóa đơn gốc là hóa đơn cần điều chỉnh định danh.
Bước 3: Thực hiện tương tự như Bước 3 của Trường hợp 1 – Nhấn chọn Điều chỉnh
Bước 4: Thực hiện tương tự như Bước 4 của Trường hợp 1 – Nhấn chọn Điều chỉnh
Bước 5: Màn hình xuất hiện giao diện để điền thông tin điều chỉnh ở mục Ghi chú, sau đó, nhấn chọn Ký để gửi lên cơ quan Thuế
Lưu ý:
- Ghi đầy đủ nội dung cần điều chỉnh. Ví dụ: điều chỉnh tên hàng hóa hóa đơn A ngày B mẫu số 01 ký hiệu C22TTT. Hàng hóa XY điều chỉnh thành Hàng hóa XYZ
- Khi gửi hóa đơn điều chỉnh định danh, đơn vị không cần gửi Thông báo theo Mẫu số 04/SS lên cơ quan Thuế.
Xem thêm chi tiết tại Video Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mà Chi Nhánh Viettel mang đến. Hãy theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!
- Hướng Dẫn Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78
- Hướng Dẫn Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về lắp đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay.