Trong thời đại công nghệ 4.0, hóa đơn điện tử đã trở thành một phụ kiện không thể thiếu trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp FDI. Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn điện tử đôi khi gặp phải những khó khăn trong việc áp dụng đúng ký hiệu và tiêu chuẩn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin chi tiết để giải đáp thắc mắc về vấn đề này.
I. Quy định về ký hiệu trên hóa đơn điện tử
Hình ảnh minh họa.
Từ ngày 1/11/2018, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đã có hiệu lực thi hành. Nội dung chính của nghị định này là tất cả các doanh nghiệp đều phải chuyển sang hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020. Điều này phản ánh quyết tâm của Chính phủ trong việc hướng đến lợi ích của doanh nghiệp, như giảm thiểu thủ tục hành chính và tiết kiệm chi phí in ấn và phát hành hóa đơn giấy. Để triển khai thành công hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần nắm vững những quy định về ký hiệu và tiêu chuẩn trên hóa đơn điện tử.
1. Mẫu số hóa đơn (hay mẫu hóa đơn)
Mẫu số hóa đơn thường bao gồm 11 ký tự, trong đó:
- 02 ký tự đầu tiên thể hiện loại hóa đơn
- (Tối đa) 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
- 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
- 01 ký tự tiếp theo là ký tự “/” dùng để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn
- 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn
Ví dụ, mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001 có nghĩa là:
- 01 là loại hóa đơn GTGT (hóa đơn giá trị gia tăng)
- GTGT là loại hóa đơn giá trị gia tăng
- 001 là Mẫu thứ nhất
Mẫu hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT của Công ty PTCN Thái Sơn.
Doanh nghiệp cần thay đổi số thứ tự mẫu trong hóa đơn khi có thay đổi về một trong số tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành như một trong các nội dung bắt buộc; kích thước hóa đơn, nhu cầu sử dụng hóa đơn… Đối với các doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề dịch vụ có sử dụng tem, vé, thẻ thì bắt buộc phải ghi 3 ký tự đầu nhằm phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Cụ thể:
- Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT
- Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng
Những thông tin còn lại do doanh nghiệp tự quy định nhưng cần đảm bảo không vượt quá 11 ký tự.
2. Ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự trong trường hợp hóa đơn sử dụng bởi các tổ chức và cá nhân tự in và đặt in. Trong đó:
- 2 ký tự đầu dùng để phân biệt các ký hiệu hóa đơn
Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong số 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt, bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y
- 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn
Năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm. Ký hiệu của hình thức hóa đơn điện tử là E.
Giữa hai phần được phân cách bằng ký tự “/”
Ví dụ, AA/17E có nghĩa là:
- AA là ký hiệu hóa đơn
- 17 là hóa đơn được tạo năm 2017
- E là ký hiệu hóa đơn điện tử
Mẫu hóa đơn điện tử của một khách hàng của công ty Thái Sơn.
3. Số thứ tự hóa đơn
Số thứ tự hóa đơn được ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số.
4. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hóa đơn
Thông tin này thường được đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.
II. Quy định về tiêu thức của hóa đơn
Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đủ các nội dung sau:
- Tên hàng hóa, dịch vụ
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
- Thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ. Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định các tiêu chuẩn số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống nếu có. Đối với trường hợp hóa đơn tự in hoặc đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
III. Quy định về tiêu thức chữ ký
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số quy định về tiêu chuẩn chữ ký bên mua và bên bán như sau:
- Hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người bán, ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người mua chỉ áp dụng trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn và tuân thủ pháp luật thuế, Tổng Cục Thuế có thể xem xét cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không bắt buộc có tiêu chuẩn “dấu của người bán”.
- Trong trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, thì người bán có thể lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua.
- Trường hợp hóa đơn điện tử là hóa đơn điện nước, dịch vụ ngân hàng, dịch vụ viễn thông, thì trên hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký người mua và dấu của người bán.
- Trường hợp hóa đơn điện tử ngành dịch vụ như vé ca nhạc, vé xem phim, dịch vụ chăm sóc khách hàng thì không bắt buộc có tiêu chuẩn đơn vị tính.
IV. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Chi Nhánh Viettel
Với những lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nghị định số 119/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực cũng là động lực để toàn bộ các doanh nghiệp FDI trong nước chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, rất nhiều doanh nghiệp còn gặp khó khăn do vướng mắc về quy định và thủ tục. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ Chi Nhánh Viettel, đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Chi Nhánh Viettel đã được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận từ năm 2011 với chất lượng và tính năng ưu việt. Phần mềm này đã và đang được nhiều doanh nghiệp lớn như Honda Việt Nam, hệ thống rạp chiếu phim CJ CGV, KFC Việt Nam, chuỗi nhà hàng Golden Gate, chuỗi nhà hàng ăn nhanh Jollibee, bệnh viện Xanh Pôn, công ty bảo hiểm ngân hàng Vietinbank tin tưởng và sử dụng. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Chi Nhánh Viettel luôn sẵn sàng giải đáp và trực tiếp giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các khó khăn trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử. Nếu bạn cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với Chi Nhánh Viettel tại trụ sở chính: Số 15 – Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội hoặc qua tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768. Đường dây nóng: 024.37545222 hoặc tại website Chi Nhánh Viettel.