Trong quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn, nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn với các ký hiệu hóa đơn. Vì vậy, hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử.
Mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn là gì?
Quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và số liên của hóa đơn. Mỗi loại hóa đơn sẽ có một mẫu số hóa đơn riêng.
01GTKT0/001 là mẫu số hóa đơn điện tử của một doanh nghiệp.
Mẫu số hóa đơn giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế dễ dàng trong việc nộp báo cáo và kiểm tra hóa đơn của doanh nghiệp.
Quy định sử dụng hóa đơn điện tử bạn nên biết.
Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đăng ký mua thêm hóa đơn cần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, tất cả các doanh nghiệp và công ty phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020.
Việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí quản lý và bảo quản hóa đơn mà còn thể hiện sự chuyển đổi sang hình thức số hóa. Điều này mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như giảm chi phí in ấn, tiện lợi trong quản lý hóa đơn, và dễ dàng nộp báo cáo cho cơ quan thuế.
Để hiểu rõ hơn về việc phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về mẫu số hóa đơn và các ký hiệu trên hóa đơn.
Các mẫu số hóa đơn bạn cần biết – 01GTKT0/001
Hiện nay, có rất nhiều loại hóa đơn khác nhau và mỗi loại sẽ tương ứng với một mẫu số hóa đơn riêng. Hãy cùng tìm hiểu về các loại hóa đơn thông dụng hiện nay:
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Hóa đơn bán hàng.
- Phiếu xuất kho, vận chuyển nội bộ.
- Phiếu xuất kho gửi bán đại lý.
- Các loại vé, tem, thẻ…
Mẫu số hóa đơn hiện tại bao gồm 11 ký tự. Ví dụ 01GTKT0/001 là mẫu số hóa đơn điện tử đăng ký lần đầu.
Hãy cùng phân tích mẫu số hóa đơn này:
- 02 số đầu thể hiện loại hóa đơn của doanh nghiệp.
- 04 ký tự sau thể hiện tên của hóa đơn.
- 01 số tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn.
- 01 ký tự “/” được sử dụng để phân biệt số liên và số thứ tự của mẫu hóa đơn.
- 03 số tiếp theo thể hiện số thứ tự thay đổi của hóa đơn.
Vậy theo mẫu số trên, chúng ta có thể phân tích như sau:
- Số 01 là mẫu hóa đơn giá trị gia tăng.
- GTKT là loại hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 0 thể hiện hóa đơn điện tử không sử dụng liên nào.
- Số 001 đây là mẫu hóa đơn phát hành lần đầu.
Danh sách bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn
- Hóa đơn giá trị gia tăng: 01GTKT
- Hóa đơn bán hàng: 02GTTT
- Hóa đơn bán hàng trong khu phí thuế quan: 07KPTQ
- Phiếu xuất kho, vận chuyển nội bộ: 03XKNB
- Phiếu xuất kho, gửi bán hàng đại lý: 04HGDL
Lưu ý ký hiệu mẫu số hóa đơn khi đăng ký lại hóa đơn
Khi hóa đơn của doanh nghiệp có sự thay đổi như thay đổi kích thước, mẫu hóa đơn, tên và các thông tin doanh nghiệp, thì ký hiệu mẫu số hóa đơn cũng sẽ thay đổi.
Dưới đây là một số ví dụ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc thay đổi mẫu số hóa đơn.
Ví dụ 1: Năm 2019, doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử của VNPT lần đầu.
Với mẫu số hóa đơn như sau: 01GTKT0/001, Ký hiệu AB/19E. Từ 001 đến 500 Hóa đơn.
Trong năm 2019, doanh nghiệp sử dụng hết hóa đơn và tiếp tục mua thêm 500 hóa đơn nữa, thì mẫu số sẽ là:
01GTKT0/001, Ký hiệu AB/19E. Lúc này phải lấy số hóa đơn từ 501 đến 1000. (Vì mẫu hóa đơn không có thay đổi gì)
Ví dụ 2: Năm 2020, doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử của VNPT lần đầu.
Với mẫu số hóa đơn như sau: 01GTKT0/001, Ký hiệu AB/19E. Từ 001 đến 500 Hóa đơn.
Trong năm 2020, doanh nghiệp sử dụng hết hóa đơn và tiếp tục mua thêm 500 hóa đơn nữa, thì mẫu số sẽ là:
01GTKT0/001, Ký hiệu AB/20E. Lúc này phải lấy số hóa đơn từ 001 đến 500. (Vì mẫu hóa đơn có thay đổi về ký hiệu hóa đơn)
Ví dụ 3: Năm 2019, doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử của VNPT lần đầu.
Với mẫu số hóa đơn như sau: 01GTKT0/001, Ký hiệu AB/19E. Từ 001 đến 500 Hóa đơn.
Trong năm 2020, doanh nghiệp sử dụng hết hóa đơn, thay đổi logo mới trên hóa đơn và tiếp tục mua 500 hóa đơn nữa, thì mẫu số sẽ là:
01GTKT0/002, Ký hiệu AB/20E. Lúc này phải lấy số hóa đơn từ 001 đến 500. (Vì mẫu hóa đơn có thay đổi về ký hiệu hóa đơn, đồng thời cũng thay đổi mẫu hóa đơn, nên số mẫu hóa đơn sẽ là /002)
Ký hiệu hóa đơn bạn nên biết trong mẫu hóa đơn
Như bạn thường thấy, trên hóa đơn có ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự như AB/19E, AC/20P…
Bạn đã hiểu về thông tin ký hiệu trên chưa? Hôm nay, Chi Nhánh Viettel sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các ký hiệu hóa đơn.
- 02 ký tự đầu tiên do doanh nghiệp tự đặt nhưng phải thuộc trong 20 chữ cái sau: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y.
- 01 ký tự “/” để phân biệt ký tự doanh nghiệp và các ký hiệu năm và loại hóa đơn.
- 02 số tiếp theo thể hiện năm đăng ký hóa đơn (với 2 số cuối của năm).
- 01 ký tự tiếp theo thể hiện loại hóa đơn doanh nghiệp mua, có thể là E, T, P.
Vậy ký hiệu E, T, P trong hóa đơn là gì?
- E là ký hiệu hóa đơn điện tử.
- T là hóa đơn tự in.
- P là hóa đơn đặt in.
Ví dụ về ký hiệu hóa đơn:
- Hóa đơn ký hiệu: AB/19E. AB là ký hiệu do doanh nghiệp tự đặt, 19 là năm mua hóa đơn 2019, E là hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn ký hiệu: AM/18P. AM là ký hiệu do doanh nghiệp tự đặt, 18 là năm mua hóa đơn 2018, P là hóa đơn đặt in.
Với những thông tin nhỏ này, hi vọng bạn đã hiểu rõ hơn về mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.