Cách phát hành hóa đơn điện tử lần đầu và lần 2 qua mạng như thế nào? Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đang quan tâm. Để giải đáp cho câu hỏi này, trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về quy trình phát hành hóa đơn điện tử.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Để khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ sử dụng phương tiện điện tử và tuân thủ các quy định của Bộ Tài Chính.
2. Cách phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
Theo hướng dẫn của Thông tư 32/2011/TT-BTC, trước đây, hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế trực tiếp ít nhất 5 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Tuy nhiên, từ ngày 12/6/2017, theo quy định của khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế trực tiếp ít nhất 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
2.1 Quy định về thông báo phát hành hóa đơn mới nhất
Theo quy định, cách phát hành/đăng ký hóa đơn điện tử gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
Nếu nhận được Thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo quy định, trong thời hạn hai ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
Thời gian sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng được sử dụng sau 2 ngày kể từ ngày gửi thông báo phát hành. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn sau thời gian này.
2.3 Các bước đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế bao gồm các bước sau:
- Khởi tạo mẫu hóa đơn.
- Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Nộp bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.
3. Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Hồ sơ cần chuẩn bị cho thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
- Mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Mẫu hóa đơn điện tử (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
Lưu ý:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
- Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”.
- Sử dụng chữ ký số điện tử để ký hóa đơn online.