Đến ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh sẽ chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này tạo ra sự cấp bách cho việc hủy bỏ hóa đơn giấy còn tồn và hóa đơn điện tử cũ. Để hủy hóa đơn trên phần mềm HTKK, doanh nghiệp cần lập thông báo và gửi đến Tổng Cục Thuế. Dưới đây là hướng dẫn cách nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử qua mạng.
1. Quy định hủy hóa đơn cũ mới nhất
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và các tổ chức khác phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo quy định trước đây và tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn. Tuy nhiên, theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hoặc cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp thuận, họ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký theo quy định cũ và hủy hóa đơn giấy còn tồn.
2. Hướng dẫn lập thông báo hủy hóa đơn trên HTKK
Để hủy hóa đơn giấy còn tồn hoặc hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thực hiện trên phần mềm Hỗ trợ khai thuế của Tổng cục Thuế. Đầu tiên, họ cần lập thông báo hủy hóa đơn điện tử và gửi cơ quan thuế trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy hóa đơn. Dưới đây là các bước lập thông báo hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm HTKK.
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Tại màn hình đăng nhập, bạn cần điền mã số thuế của đơn vị để đăng nhập vào hệ thống HTKK. Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn mục “Hóa đơn” => “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB/AC)”.
Bước 2: Điền tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn
Khi điền thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC, bạn cần lưu ý các thông tin sau:
- Điền đầy đủ các thông tin: Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn từ số…đến số…
- Ghi rõ phương thức hủy hóa đơn.
- Đối với hóa đơn giấy: Ghi “Cắt góc; Đốt; Xé nhỏ”. Thông thường, khi hủy hóa đơn giấy, các doanh nghiệp thường ghi “cắt góc” để lưu lại được quyển hóa đơn gốc.
- Đối với hóa đơn điện tử: Thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên liên hệ với nhà cung cấp để được hướng dẫn và giải đáp.
Bước 3: Đăng nhập trang Thuế điện tử
Để nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC qua mạng, bạn cần đăng nhập vào trang Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn. Trên trang Thuế điện tử, bạn chọn “Doanh nghiệp”.
Bước 4: Nộp tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi đăng nhập vào hệ thống của doanh nghiệp, bạn chọn “Khai thuế” => “Nộp tờ khai XML” => “Chọn tệp Tờ khai”. Để nộp tờ khai, bạn cần upload thông báo kết quả hủy hóa đơn đã lập ở các bước trên lên hệ thống, sau đó thực hiện ký điện tử và ấn “Nộp tờ khai”. Như vậy, tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC đã được nộp cho cơ quan thuế.
3. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn
Theo quy định tại Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày. Trong trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày. Cần lưu ý rằng, các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán, còn các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
4. Lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Khi hủy hóa đơn giấy chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cũ (mẫu BC26/AC). Bạn có thể nộp mẫu BC26/AC cùng thời điểm hủy hóa đơn hoặc chậm nhất là ngày 30/7/2022. Khi lập mẫu BC26/AC, bạn hãy chọn ngày hiện tại và không chọn kỳ báo cáo cuối cùng.
Để tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ Chi Nhánh Viettel.