Hiện nay, đôi khi khách hàng còn tồn tại những thắc mắc liên quan đến trách nhiệm của đơn vị hủy hóa đơn và giá trị sử dụng của hóa đơn sau khi hủy. Thông tin và quy trình hủy hóa đơn đã được cung cấp trong thông tư 78. Chào mừng bạn đến với bài viết dưới đây của Chi Nhánh Viettel, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình hủy hóa đơn điện tử.
Định nghĩa về hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn
Theo quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123, hủy hóa đơn là hành động khiến hóa đơn, chứng từ mất đi giá trị sử dụng. Trái lại, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là quá trình làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử không còn tồn tại trong hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hai biện pháp khác nhau, thực hiện theo các quy định cụ thể.
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai và chưa được gửi cho người mua
Căn cứ vào khoản 1 điều 19 nghị định 123/2020:
Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã cấp mã có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, người bán sẽ thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập sai sót và lập hóa đơn mới.
Lưu ý: Trong trường hợp này, chỉ có thể thực hiện hủy hóa đơn điện tử viết sai. Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua, không thể hủy mà chỉ có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Trường hợp 2: Chuyển đổi từ HĐ mẫu cũ sang HĐĐT theo thông tư 78
Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo thông tư 78, nếu doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, doanh nghiệp phải tiến hành hủy tất cả các hóa đơn này.
Tuy hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định mới, trường hợp 2 đã ít gặp trong thực tế. Vì vậy, trong bài viết này, Chi Nhánh Viettel sẽ tập trung vào hướng dẫn hủy Hóa Đơn Điện Tử đã phát hành theo quy định mới.
Như đã đề cập ở trên, chỉ khi hóa đơn điện tử đã cấp mã bị phát hiện viết sai, nhưng bên bán chưa gửi cho bên mua, thì mới có thể thực hiện hủy hóa đơn. Thủ tục hủy hóa đơn được quy định cụ thể như sau:
Bước 1: Thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế
Kế toán truy cập vào phân hệ Xử lý hóa đơn, chọn Thông báo hóa đơn có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT). Các phần mềm hiện nay thường sẽ tự động kế thừa dữ liệu từ hóa đơn sai sót gốc để lập thông báo 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý: Tại cột 07 của Thông báo, kế toán phải điền nội dung là “Hủy”.
Sau đó, kế toán ký số và gửi thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Việc gửi thông báo hủy hóa đơn này thường được tích hợp trên các phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới
Ở bước này, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
Sau khi đã thực hiện các bước trên, kế toán chỉ cần chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn
Mặc dù không phải là thủ tục bắt buộc theo luật, tuy nhiên để tránh rủi ro trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.
Bước 5: Tra cứu
Để chắc chắn rằng hóa đơn đã được hủy bỏ, kế toán cần kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế chưa, đồng thời truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau khi thực hiện hủy hóa đơn:
- Trường hợp như giải thể doanh nghiệp, đóng mã số thuế, di chuyển địa điểm kinh doanh… doanh nghiệp sẽ thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
- Thông báo 04/SS-HĐĐT phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật hệ thống hóa đơn điện tử để sẵn sàng tiếp nhận đề nghị và kết nối với tất cả các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư từ ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Đối với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu triển khai hóa đơn điện tử trước ngày 01 tháng 7 năm 2022, Tổng cục Thuế có trách nhiệm tận dụng mọi nguồn lực về cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hiện có để triển khai thực hiện. Khuyến khích các tổ chức có năng lực tham gia cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm công bố lộ trình và lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế đảm bảo công khai và minh bạch.
Trường hợp số lượng tổ chức đáp ứng đầy đủ các tiêu chí quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này và có nhu cầu kết nối với cơ quan thuế vượt quá khả năng đáp ứng của hệ thống, Tổng cục Thuế sẽ căn cứ vào thông tin khách hàng đang sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của tổ chức tính đến ngày 31 tháng 8 năm 2021 để lựa chọn tổ chức có số lượng khách hàng lớn và ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in và xây dựng quy trình hướng dẫn việc quản lý, sử dụng biên lai thuế, phí, lệ phí tại cơ quan thuế các cấp.
Hoá đơn là loại văn bản chứng minh sự minh bạch trong quy trình mua bán của doanh nghiệp, vì vậy mọi giao dịch liên quan đến hoá đơn đều cần tuân theo quy định của Chính phủ. Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, thủ tục hủy hoá đơn cũng có những điểm khác biệt tương ứng.
Bài viết đã tổng hợp những hướng dẫn hủy Hóa Đơn Điện Tử theo quy định mới nhất của thông tư 78. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp kế toán “gỡ rối” và áp dụng nhanh chóng trong thực tế. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về nội dung này, hãy liên hệ ngay với Chi Nhánh Viettel qua Chi Nhánh Viettel!
Công Ty Cổ Phần NewCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/