Hóa đơn điện tử hiện nay được xem như là giải pháp hữu ích nhất cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện các hoạt động giao dịch và những tiện ích đặc biệt giúp bảo mật thông tin. Tuy nhiên, không thể tránh khỏi trường hợp bị sai xót trong việc hiển thị thông tin. Việc Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Bị Sai Tên Công Ty sẽ rất cần thiết để đảm bảo quá trình giao dịch được diễn ra tốt nhất. Bài viết này sẽ giải đáp tất cả các câu hỏi liên quan đến quá trình xử lý hóa đơn điện tử bị sai tên công ty.
1. Hóa đơn đầu vào là gì? Các dạng của hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào, hay còn gọi là hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ được sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh và hoạt động của tổ chức. Hóa đơn đầu vào là căn cứ quan trọng để khấu trừ thuế theo quy định.
Các chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào thường bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ các danh mục, các mặt hàng bán ra, cần bổ sung phụ lục kèm theo mô tả chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào.
- Phiếu nhập kho: Sử dụng để ghi nhận hàng hóa mua vào.
- Phiếu thu, biên lai: Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
Các dạng của hóa đơn đầu vào có thể là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc một số loại hóa đơn đầu vào khác như: tem phiếu thu tiền, chứng từ thu phí, phiếu thu tiền cước vận chuyển, thẻ các loại vé, vv.
2. Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử bị sai tên công ty
2.1. Hóa đơn điện tử bị sai tên công ty chưa gửi cho người mua
Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã từ cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện có sai tên công ty, người bán cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT để yêu cầu huỷ hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho người mua.
2.2. Hóa đơn điện tử bị sai tên công ty không sai các nội dung khác đã gửi cho người mua
Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua nhưng có sai tên công ty trên hóa đơn (không sai mã số thuế và các nội dung khác), người bán cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Thông báo cho người mua về sự sai sót trên hóa đơn và không cần lập lại hóa đơn.
- Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
2.3. Hóa đơn điện tử bị sai tên công ty và nội dung khác đã gửi cho người mua
Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua nhưng có sai tên công ty và các nội dung khác (sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế/hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng), người bán có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:
- Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Trường hợp người bán và người mua thỏa thuận lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót, điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) theo thực tế điều chỉnh.
- Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (trừ trường hợp có thỏa thuận lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, thực hiện theo cách 1).
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Sau đó, người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua.
2.4. Hóa đơn điện tử bị sai tên công ty do cơ quan thuế phát hiện
Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT để yêu cầu kiểm tra sai sót.
Người bán phải tiến hành kiểm tra sai sót theo hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế và thông báo cho cơ quan thuế bằng mẫu 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế trước khi hết hạn ghi trên mẫu số 01/TB-RSĐT, cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo lần 2. Nếu người bán không có thông báo trước khi hết hạn ghi trên mẫu số 01/TB-RSĐT lần 2, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Một số quy định cần lưu ý khi hủy hóa đơn
Các doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau khi hủy hóa đơn:
- Trong những trường hợp như giải thể doanh nghiệp, đóng mã số thuế, di chuyển địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành tiêu hủy hóa đơn.
- Doanh nghiệp phải nộp thông báo 04/SS-HĐĐT trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice cung cấp thông tin chi tiết về “Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Bị Sai Tên Công Ty”. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn hoặc hỗ trợ, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69. Đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định và Thông tư hiện hành, việc sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ các tiêu chí E-E-A-T (Expertise, Authoritativeness, Trustworthiness, Experience) và YMYL (Your Money or Your Life).
Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos của Chi Nhánh Viettel là một trong những giải pháp hỗ trợ kinh doanh tốt nhất trên thị trường. EasyPos không chỉ đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ, mà còn liên kết trực tiếp với cơ quan thuế, tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn và thực hiện các chính sách mới của cơ quan thuế. Đăng ký dùng thử EasyPos ngay để trải nghiệm những tiện ích tuyệt vời từ phần mềm này.
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp, vui lòng liên hệ:
- Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 33 69
- Website: Chi Nhánh Viettel
- Email: [email protected]
- Facebook: Chi Nhánh Viettel