Chào mừng các bạn đến với Chi Nhánh Viettel! Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, một công cụ được nhiều doanh nghiệp đầu tư nước ngoài (DN FDI) tin dùng. Hãy cùng khám phá những điểm quan trọng trong việc sửa chữa và cách áp dụng các quy định mới nhất.
1. Cách sửa với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Việc sửa chữa hóa đơn điện tử là một nhiệm vụ cơ bản mà tất cả các kế toán đều cần biết, vì việc mắc lỗi sai sót khi lập hoặc xuất hóa đơn là điều rất dễ xảy ra. Hiện nay, quy định về việc sửa hóa đơn điện tử được áp dụng theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC, do Bộ Tài chính ban hành vào ngày 30/9/2019.
1.1. Trường hợp hóa đơn xảy ra sai sót và người bán chưa gửi cho người mua
Nếu hóa đơn điện tử có sai sót về thông tin nhưng người bán chưa gửi cho người mua, người bán sẽ thực hiện các bước sau đây:
- Người bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ đối với việc hủy hóa đơn điện tử đã được lập.
- Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo có ký số, ký điện tử, gửi tới cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới, thay thế hóa đơn đã sai sót.
- Khi nhận được Thông báo hủy hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót trên hệ thống của mình.
1.2. Trường hợp hóa đơn xảy ra sai sót và đã gửi cho người mua
Nếu người bán phát hiện sai sót sau khi hóa đơn đã được gửi cho người mua, người bán sẽ thực hiện các bước sửa chữa theo hướng dẫn dưới đây, với từng loại lỗi khác nhau.
-
Hóa đơn điện tử xảy ra sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác không bị sai:
- Người bán thông báo cho người mua về sai sót trong hóa đơn.
- Người bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 và gửi tới cơ quan thuế.
-
Hóa đơn điện tử có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hoặc sai hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Người bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 và gửi tới cơ quan thuế.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn đã có sai sót. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn… số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán phải ký số, ký điện tử trên hóa đơn thay thế và gửi tới cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới.
- Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót trên hệ thống của mình.
-
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã phạm sai sót và được cơ quan thuế phát hiện:
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để kiểm tra sai sót.
- Người bán có 02 ngày để lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 và lập hóa đơn điện tử mới thay thế, đảm bảo ký số, ký điện tử, sau đó gửi tới cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập.
Cả người bán và người mua cần lưu ý rằng, các hóa đơn điện tử đã hủy sẽ không có giá trị sử dụng, nhưng vẫn phải lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan thuế và đơn vị kinh doanh tương ứng.
2. Cách sửa hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Đối với các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nếu xảy ra sai sót, chúng ta sẽ tuân thủ quy định trong Thông tư số 68 của Bộ Tài chính. Cụ thể, các trường hợp sai sót đã được quy định chi tiết tại Điều 17, Thông tư 68.
2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế xảy ra sai sót và đã gửi cho người mua
-
Hóa đơn điện tử không có mã sai sót về tên, địa chỉ của người mua:
- Trong trường hợp này, việc sửa chữa hóa đơn điện tử đã có sai sót chỉ cần người bán thông báo cho người mua về tình trạng sai sót và không cần lập lại hóa đơn.
- Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế, người bán cần thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04 kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
-
Hóa đơn điện tử không có mã sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng:
- Trong trường hợp này, việc sửa chữa hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện như sau:
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã có sai sót. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn… số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán phải ký số, ký điện tử trên hóa đơn thay thế và gửi cho người mua.
Lưu ý rằng, với các trường hợp đã gửi dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót, người bán phải thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo quy định.
2.2. Trường hợp cơ quan thuế là bên phát hiện hóa đơn điện tử không có mã xảy ra sai sót
Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử không có mã xảy ra sai sót, quá trình sửa chữa sẽ được thực hiện như sau:
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để kiểm tra sai sót.
- Người bán có 02 ngày để lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 và gửi cho người mua, tiếp theo gửi lại cơ quan thuế.
Cũng như hóa đơn điện tử có mã, các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sau khi hủy không có giá trị sử dụng, nhưng vẫn phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu.
Vậy đây là hướng dẫn sửa chữa hóa đơn điện tử đúng nhất năm 2020 theo Thông tư số 68 mới nhất của Bộ Tài chính. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến cách sửa hóa đơn điện tử hoặc muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn có thể liên hệ ngay Hotline 24/7 của Chi Nhánh Viettel theo số:
- Miền Bắc: 1900 4767
- Miền Nam/Trung: 1900 4768
Hãy luôn lưu ý các quy định và hướng dẫn để cung cấp hóa đơn điện tử chính xác và đảm bảo tuân thủ quy trình pháp lý. Chi Nhánh Viettel luôn đồng hành và hỗ trợ bạn trong việc thực hiện các quy định về hóa đơn điện tử.