Chào mừng các bạn đến với Chi Nhánh Viettel! Hôm nay, chúng tôi xin giới thiệu với bạn đọc một công nghệ mới – hóa đơn điện tử E-invoice. Đây là một phần mềm hữu ích mà nhiều doanh nghiệp FDI tin dùng để quản lý hóa đơn và tăng cường hiệu quả kinh doanh. Qua bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về phần mềm này và những cách xử lý phổ biến khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử.
1. Căn cứ pháp lý quy định xử lý hóa đơn chứng từ khi có sai sót
Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện chuyển đổi số và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định, các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành về hóa đơn. Việc xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót được thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Theo Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:
2.1. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua
Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã được cấp mã của Cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua hàng, người bán thực hiện các bước sau:
- Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót.
- Lập hóa đơn điện tử mới và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót và lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
2.2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế và phát hiện có sai sót, xử lý theo quy định tại Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Cách 1:
- Người bán điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Nếu người bán và người mua đã thỏa thuận lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hóa đơn, thì lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót tên hàng hóa và sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Cách 2:
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế, thì lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót tên hàng hóa và sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Sau đó, người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế. Cuối cùng, gửi cho người mua đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Vì vậy, việc xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng quy định và trước khi có thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền để tránh bị phạt.
Hy vọng thông tin chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử. Để biết thêm thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng truy cập Chi Nhánh Viettel.