Hóa đơn điện tử được xem là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại số giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa thời gian và bảo mật tuyệt đối. Quá trình xuất hóa đơn điện tử sẽ không thể tránh khỏi trường hợp sai sót thông tin. Trong bài viết dưới đây, NewCA sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách xử lý khi hóa đơn điện tử sai tên công ty.
#1. Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, doanh nghiệp chưa gửi cho khách hàng
Dựa theo công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019 của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử hướng dẫn “Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì đơn vị thực hiện hủy hóa đơn điện tử đó và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho khách hàng”. Như vậy, khi phát hiện hóa đơn điện tử sai tên công ty, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đó và tạo hóa đơn mới.
#2. Hóa đơn điện tử sai tên công ty đã gửi cho khách hàng, đã kê khai thuế
Tại điểm B – Khoản 7 thuộc Điều 3 trong Thông tư 26/2015/TT-BTC “Khi hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ khách hàng nhưng đúng mã số thuế (MST) thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và miễn xuất hóa đơn điều chỉnh”.
Theo công văn số 11624/CT-TTHT ban hành ngày 14/10/2019 của Cục Thuế TP.HCM về Hóa đơn thì quy định trên áp dụng đồng thời đối với cả Hóa đơn điện tử. Đối với hóa đơn điện tử sai tên công ty, sai địa chỉ thì hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử tại NewCA
#3. Hóa đơn điện tử đã có đầy đủ thông tin và nộp cơ quan Thuế
Căn cứ theo điều 19- Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót:
- Nếu hóa đơn điện tử sai tên công ty, địa chỉ của khách hàng nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì đơn vị phải thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót (đơn vị không phải lập lại hóa đơn)
- Doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót bằng cách sử dụng văn bản Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA đã được ban hành. Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế”
Tóm lại, nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sai tên công ty nhưng có mã của cơ quan thuế và những thông tin khác không bị sai thì đơn vị không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập lại hóa đơn mới.
Doanh nghiệp chỉ cần tiến hành lập văn bản theo mẫu số 04/SS-HĐĐT rồi gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót. Đồng thời, thông báo cho khách hàng về sai sót này và hai bên lập biên bản điều chỉnh sai sót. Lưu ý, mỗi bên một bản và nên lưu lại thuận tiện cho việc giải trình về sau.
#4. Hóa đơn điện tử sai tên công ty và không có mã của cơ quan Thuế
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử sai tên công ty và chưa có mã của cơ quan Thuế được chia thành hai tình huống:
- Đơn vị đã gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế
- Đơn vị chưa gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế
Tình huống 1: Doanh nghiệp xuất hóa đơn nhưng chưa gửi dữ liệu cho cơ quan Thuế
Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ khách hàng (công ty, cá nhân,..) và lập hóa đơn thay thế.
- Doanh nghiệp và khách hàng tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn. Doanh nghiệp ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán)
- Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã tạo
- Sau đó, nhấn chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (lưu ý rằng, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số bao nhiêu?…. Ký hiệu là gì?….Ngày tháng năm nào?”)
- Hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho khách hàng (không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT)
Tình huống 2: Doanh nghiệp xuất hóa đơn đồng thời gửi dữ liệu cho cơ quan thuế
Để xử lý tình huống này nhanh chóng, đầu tiên cả doanh nghiệp và khách hàng phải lập biên bản ghi nhận sai sót. Thông tin cung cấp phải chính xác và đầy đủ theo đúng quy định pháp luật. Sau khi hoàn thành bước đầu, đơn vị lập mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để thông báo về hóa đơn điện tử sai tên công ty.
Đối với bộ phận bán hàng và kế toán trong doanh nghiệp, những sai sót về tên công ty trên hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Hầu hết, đơn vị nào cũng rơi vào tình cảnh này một vài lần.
Câu hỏi thường gặp
Qua bài viết này, chắc hẳn doanh nghiệp đã biết cách giải quyết hóa đơn điện tử sai tên công ty nhanh chóng và đầy đủ đúng quy định của pháp luật. Những thắc mắc và góp ý vui lòng để lại ý kiến dưới phần bình luận.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/