Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng hóa đơn điện tử sai sót và cần phải biết cách xử lý như thế nào? Trong bài viết này, Chi Nhánh Viettel sẽ tổng hợp các cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78 để giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý khi gặp phải tình huống tương tự.
1. Các trường hợp hóa đơn điện tử sai sót và cách xử lý
Tùy theo từng trường hợp cụ thể của hóa đơn điện tử sai sót, doanh nghiệp có những cách xử lý khác nhau theo quy định của Thông tư 78. Dưới đây là một số trường hợp thường gặp và cách xử lý tương ứng:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế phát hiện sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua
Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
Các bước xử lý:
- Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử sai sót
Doanh nghiệp thực hiện thao tác hủy hóa đơn đã phát hành có sai sót và nhập lý do hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.
Vì hóa đơn này chưa gửi cho bên mua nên trong trường hợp này doanh nghiệp không cần thông báo hủy hóa đơn cho bên mua. - Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan Thuế
Doanh nghiệp làm mẫu thông báo mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan Thuế về việc hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. - Bước 3: Lập hóa đơn mới và gửi cho cơ quan Thuế cấp mã
Sau khi nhận được mã của cơ quan Thuế, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho bên mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua rồi mới phát hiện hóa đơn sai sót về nội dung trên hóa đơn
Phương án xử lý: Bên bán và mua tự thỏa thuận với nhau để đưa ra 1 trong 2 phương án giải quyết.
-
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử sai sót
Các bước xử lý:- Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai sót
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. - Bước 2: Lập thông báo sai sót gửi cơ quan Thuế
Người bán lập thông báo hóa đơn điện tử sai sót gửi cơ quan thuế và kiểm tra trạng thái phản hồi của cơ quan Thuế trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. - Bước 3: Gửi hóa đơn đã điều chỉnh cho người mua
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh sau đó gửi cho người mua. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan Thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử thay thế rồi gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã. Khi nhận được mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn cho người mua.
- Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai sót
-
Phương án 2: Hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới thay thế
Các bước xử lý:- Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử có sai sót
- Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử sai sót gửi cơ quan thuế
- Bước 3: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã hủy
- Bước 4: Gửi lại hóa đơn mới cho người mua hàng.
Trường hợp 3: Phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua
Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn sai sót cho cơ quan thuế và người mua. Trường hợp này bên bán không cần lập lại hóa đơn thay thế hay điều chỉnh.
Các bước xử lý:
- Bước 1: Lập thông báo hóa đơn điện tử sai sót gửi cơ quan thuế.
- Bước 2: Thông báo hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ… đến người mua.
- Bước 3: Gửi cho người mua kết quả thông báo hóa đơn điện tử sai sót với cơ quan Thuế.
Trường hợp 4: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót và thông báo đến bên bán
Cơ quan thuế gửi thông báo hóa đơn điện tử sai sót cho bên bán để bên bán kiểm tra hóa đơn sai sót.
Các bước xử lý:
- Bước 1: Doanh nghiệp kiểm tra hóa đơn cơ quan thuế thông báo rà soát.
- Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi cơ quan thuế.
- Bước 3: Hủy/thay thế/ điều chỉnh hóa đơn có sai sót (làm tương tự trường hợp tự phát hiện hóa đơn điện tử sai sót ở các trường hợp trên).
- Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh/ thay thế cho bên mua (trường hợp người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đợi cơ quan thuế cấp mã, sau đó gửi cho người mua).
2. Thông báo hóa đơn điện tử sai sót trên phần mềm và ứng dụng HĐĐT EasyInvoice
Thông báo hóa đơn điện tử sai sót dễ dàng trên hệ thống và ứng dụng hóa đơn điện tử EasyInvoice của Chi Nhánh Viettel. Người dùng chỉ cần thực hiện một số thao tác đơn giản để thông báo hóa đơn điện tử sai sót trên hệ thống hóa đơn điện tử EasyInvoice.
Để thực hiện xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78 trên ứng dụng hóa đơn điện tử EasyInvoice, kế toán chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn trên ứng dụng EasyInvoice.
Trên đây là hướng dẫn của Chi Nhánh Viettel về cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78. Hy vọng rằng thông tin này sẽ hữu ích cho các doanh nghiệp. Chi Nhánh Viettel luôn sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiều kinh nghiệm.
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, vui lòng truy cập website: Chi Nhánh Viettel.