Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần quan trọng trong công tác kinh doanh của các doanh nghiệp và tổ chức từ năm 2018. Mặc dù đã trải qua một thời gian dài sử dụng, thế nhưng vẫn có những vấn đề phức tạp mà doanh nghiệp gặp phải, trong đó có việc viết sai thuế suất trên hóa đơn điện tử. Bài viết này sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất một cách đơn giản và chính xác.
Xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất dựa trên cơ sở pháp lý nào?
Trước khi tiếp tục vào phần hướng giải quyết xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất, các doanh nghiệp và tổ chức cần tìm hiểu về căn cứ pháp lý áp dụng cho từng loại hóa đơn. Căn cứ pháp lý này sẽ phụ thuộc vào loại hóa đơn cụ thể mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp thường áp dụng hóa đơn điện tử loại mới được ban hành theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất sẽ căn cứ vào khoản 1, điều 7 của Thông tư 78 và điều 19 của Nghị định 123.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất
Hóa đơn điện tử khi ghi sai thuế suất có thể được xử lý theo nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất theo quy định của pháp luật:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai thuế suất đã khai thuế nhưng chưa gửi cho người mua
Nếu hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất đã khai với cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, bên bán sẽ căn cứ vào điểm b khoản 2 điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP để xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất. Quá trình xử lý được thực hiện qua 2 bước:
- Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót. Sau đó, cơ quan thuế sẽ xem xét và thực hiện hủy hóa đơn điện tử đó trên hệ thống.
- Bước 2: Bên bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử cũ, sau đó gửi lại hóa đơn điện tử mới cho người mua.
Trường hợp 2: Xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất khi đã gửi cho người mua
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử viết sai thuế suất đã được gửi cho người mua, có hai cách để xử lý:
Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã ghi sai mã số thuế
- Người bán và người mua sẽ thỏa thuận về việc lập một văn bản điều chỉnh cho hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất. Trong văn bản thỏa thuận này, người bán và người mua sẽ ghi rõ sai sót (viết sai thuế suất). Sau khi thỏa thuận, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hóa đơn đã viết sai thuế suất.
- Bên bán cần chú ý rằng trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…”, “ký hiệu”, “gửi vào ngày… tháng… năm…” để phân biệt với hóa đơn điện tử cũ.
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất
- Người bán và người mua sẽ thỏa thuận viết rõ lỗi sai (ghi sai thuế suất). Sau đó, người bán sẽ lập một hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế bắt buộc phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…”, “ký hiệu”, “gửi vào ngày… tháng… năm…” để phân biệt với hóa đơn điện tử cũ.
Sau khi ký số cho hóa đơn điện tử mới hoặc hóa đơn đã được điều chỉnh, người bán sẽ gửi lại hóa đơn điện tử đó đến cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ xem xét và cấp mã hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Trường hợp 3: Xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất không có mã của cơ quan thuế
Đối với trường hợp này, các doanh nghiệp và tổ chức có thể tham khảo hai cách xử lý sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã ghi sai thuế suất
- Người bán và người mua sẽ thỏa thuận về việc lập một văn bản điều chỉnh cho hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất. Trong văn bản này, người bán và người mua sẽ ghi rõ lỗi sai (ghi sai thuế suất). Sau khi thỏa thuận, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hóa đơn đã viết sai thuế suất.
- Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…”, “ký hiệu”, “gửi vào ngày… tháng… năm…” để phân biệt với hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh.
Cách 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã ghi sai thuế suất
- Người bán và người mua sẽ thỏa thuận viết rõ lỗi sai (ghi sai thuế suất). Sau đó, người bán sẽ lập một hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử ghi sai thuế suất.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế bắt buộc phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…”, “ký hiệu”, “gửi vào ngày… tháng… năm…” để phân biệt với hóa đơn điện tử cũ.
Sau khi ký số cho hóa đơn điện tử mới hoặc hóa đơn đã được điều chỉnh, người bán gửi lại hóa đơn điện tử đó đến cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ xem xét và cấp mã hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới khi đã được cơ quan thuế cấp mã sẽ không được hủy.
Tóm tắt nội dung
Qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng rằng đã cung cấp đến các doanh nghiệp và tổ chức nhiều thông tin hữu ích, từ đó giúp họ hiểu rõ hơn về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thuế suất theo quy định của pháp luật một cách nhanh chóng và đơn giản nhất.
Trân trọng cảm ơn!
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/