Điều chỉnh giảm hóa đơn đầu ra là một nghiệp vụ quan trọng mà người bán thực hiện khi cần ghi nhận sự giảm giá trị của một hóa đơn đã lập trước đó. Tuy nhiên, việc áp dụng và thực hiện điều chỉnh giảm hóa đơn như thế nào? Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã có quy định cụ thể về vấn đề này.
1. Khi nào cần điều chỉnh giảm hóa đơn đầu ra?
Khi xuất hóa đơn điện tử đầu ra, người bán có thể cần phải điều chỉnh hóa đơn đầu ra trong một số trường hợp sau:
1.1. Giảm giá hàng bán
Sau khi lập hóa đơn điện tử và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp có thể phát hiện hàng bị lỗi, chất lượng không đảm bảo và quyết định giảm giá cho khách hàng. Trong trường hợp này, người bán cần phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn điện tử đầu ra ban đầu.
1.2. Chiết khấu thương mại
Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho khách hàng, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
1.3. Khi hóa đơn sai sót
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một trong những cách xử lý trong trường hợp hóa đơn đầu ra bị sai sót. Cụ thể, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua và phát hiện ra hóa đơn có sai sót một trong các nội dung: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, quy cách, chất lượng hàng hóa, thì có thể lựa chọn một trong hai hình thức xử lý như sau:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót.
- Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
2. Lưu ý khi điều chỉnh giảm hóa đơn đầu ra
Theo Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm, kế toán cần lưu ý:
- Hóa đơn điều chỉnh giảm được ghi dấu âm (-).
- Trường hợp hóa đơn bị sai tên công ty, địa chỉ, nhưng mã số thuế vẫn đúng, chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn cũ lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán không xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm, mà lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử cũ (Căn cứ theo Khoản 6, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC).
3. Hướng dẫn điều chỉnh giảm hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Để điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử đầu ra trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn thực hiện các bước sau:
- Vào Menu => Hóa đơn => Danh sách hóa đơn điện tử. Tại đây, bạn tìm và mở hóa đơn cần điều chỉnh trên danh sách hóa đơn sau đó nhấn nút Xử lý hóa đơn.
- Bước 1: Tạo biên bản điều chỉnh hóa đơn. Tại đây, bạn lựa chọn Điều chỉnh sau đó nhấn nút Tạo biên bản. Trên biên bản điều chỉnh hóa đơn, bạn nhập đầy đủ các thông tin: Ngày, số biên bản điều chỉnh, số biên bản điều chỉnh, lý do điều chỉnh. Lưu ý biên bản điều chỉnh cần ghi rõ nội dung trước và sau khi điều chỉnh của các mục bị sai thông tin.
.png)
Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn Ghi để lưu lại. Khi các thông tin đã chính xác, bạn chọn Ký biên bản để thực hiện ký số.
- Bước 2: Xử lý điều chỉnh hóa đơn. Sau khi tạo xong biên bản, bạn chọn hóa đơn điều chỉnh và nhấn nút Xử lý. Phần mềm sẽ tạo ra hóa đơn điều chỉnh với trạng thái nhập mới. Thông tin về hóa đơn và người mua hàng trên hóa đơn gốc sẽ được tự động lấy từ hóa đơn gốc. Thông tin điều chỉnh hóa đơn cũng sẽ được hệ thống tự động lấy từ biên bản điều chỉnh.
Trên đây là hướng dẫn điều chỉnh giảm hóa đơn đầu ra trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán cần lưu ý về các trường hợp áp dụng hóa đơn điều chỉnh và cách lập hóa đơn điều chỉnh đúng quy định.
Tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử để được tư vấn và hỗ trợ với các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử.