Bạn có biết rằng, theo quy định hiện hành, người bán hàng hóa được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông? Vậy chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có tác dụng gì? Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi thực hiện chuyển đổi này? Tất cả những thắc mắc này sẽ được giải đáp trong bài viết ngay dưới đây.
1. Tại sao chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính, doanh nghiệp có quyền chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như một cách chứng minh nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi này phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản và phải có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo quy định của pháp luật. Hơn nữa, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy còn giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật. Vì lý do này, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp chuyển đổi này để đáp ứng các yêu cầu trên.
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.
2. Nguyên tắc khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi, quá trình chuyển đổi hóa đơn phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
- Thứ nhất: Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải được giữ nguyên so với hóa đơn gốc.
- Thứ hai: Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận, cụ thể hơn là có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
- Thứ ba: Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
Vậy nếu đáp ứng được tất cả 3 yêu cầu trên, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ có giá trị pháp lý. Bạn có thể tra cứu hóa đơn tại Chi Nhánh Viettel để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của hóa đơn chuyển đổi.
3. Sự khác biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy thông thường
Hiện nay, hóa đơn điện tử đang được Nhà nước khuyến khích triển khai nhằm khắc phục những hạn chế của hóa đơn giấy và đáp ứng xu hướng công nghệ số trong kỷ nguyên hiện tại. Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử là bắt buộc từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, Chính phủ khuyến nghị các doanh nghiệp và đơn vị chuyển đổi dần sang hóa đơn điện tử để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, tra cứu, quản lý kê khai thuế… một cách tiện lợi và nhanh chóng hơn.
Hóa đơn chuyển đổi có những điểm khác biệt so với hóa đơn giấy thông thường.
Đáng chú ý, với tính năng linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng chuyển đổi sang hóa đơn giấy dễ dàng, hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Vậy so với hóa đơn giấy thông thường, hóa đơn điện tử chuyển đổi có những điểm khác biệt sau:
- Thứ nhất: Ký hiệu trên hóa đơn: Nếu số seri trên hóa đơn giấy là VC/15P thì trên hóa đơn chuyển là VC/15E.
- Thứ hai: Chữ ký trên hóa đơn: Chữ ký trên hóa đơn giấy sử dụng chữ viết tay, trong khi hóa đơn điện tử dùng chữ ký số.
- Thứ ba: Liên hóa đơn: Hóa đơn giấy có 2 hoặc 3 liên và nội dung trên các liên phải giống nhau. Hóa đơn điện tử không có liên.
- Thứ tư: Hóa đơn chuyển đổi có dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
4. Hướng dẫn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Đối với những doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, bạn có thể tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo các bước sau:
- Truy cập trang web Chi Nhánh Viettel.
- Chọn chức năng “Tra cứu” trên giao diện trang chủ.
Ngoài ra, khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn, bạn cần lưu ý rằng:
- Hóa đơn phải được người thực hiện chuyển đổi ký, ghi rõ họ tên.
- Hóa đơn chuyển đổi phải ghi rõ và chính xác ngày chuyển đổi.
Hy vọng, bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích, giúp giải đáp câu hỏi về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Nếu bạn cần tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoặc về hóa đơn chuyển đổi, hãy liên hệ với Chi Nhánh Viettel để được hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.