Từ ngày 1/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đã bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử. Khi giao dịch mua bán, việc kiểm tra hóa đơn điện tử có tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp theo Thông tư 78 trở thành một vấn đề đối với nhiều doanh nghiệp và kế toán. Vậy, làm thế nào để kiểm tra hóa đơn điện tử?
1. Hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 là như thế nào?
Thông tư 78/2021/TT-BTC, được ban hành ngày 17/9/2021, bổ sung nhiều quy định về hóa đơn điện tử như lộ trình triển khai, xử lý sai sót, ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử. Theo Thông tư này, hóa đơn điện tử hợp lệ phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
1.1. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 78 gồm 6 ký tự, bao gồm chữ viết và chữ số, thể hiện thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- Ký tự đầu tiên: Là chữ cái C hoặc K, C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.
- Một ký tự tiếp theo: Là một chữ cái T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- Hai ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.
1.2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử gồm một chữ số tự nhiên (1, 2, 3, 4, 5, 6), phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:
- Số 1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2: Loại hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5: Hóa đơn điện tử cho tem, vé, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử.
- Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Thông tư 78/2021/TT-BTC còn quy định một số nội dung quan trọng khác liên quan đến thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng và việc khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
2. Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ trên trang của Tổng cục Thuế
Để kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không, bạn có thể truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
Bước 1: Điền thông tin tra cứu
Tại giao diện chính của Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, bạn lựa chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” trên thanh Menu, sau đó nhập các thông tin tra cứu tương ứng:
- MST người bán: Mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn.
- Loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn tương ứng theo ký hiệu số (1, 2, 3, 4, 5, 6) quy định tại Thông tư 78.
- Ký hiệu hóa đơn: Nhập vào ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự theo quy định tại Thông tư 78.
- Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần tra cứu.
- Tổng tiền thanh toán: Nhập tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn.
- Mã captcha: Nhập lại chính xác chuỗi hiển thị.
Bước 2: Đọc kết quả tra cứu
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bấm nút “Tìm kiếm” để thực hiện tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả, có hai trường hợp có thể xảy ra:
- Trường hợp 1: Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã được cấp mã hóa đơn.
- Trường hợp 2: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với thông tin tìm kiếm.
Nếu kết quả thuộc trường hợp 1, hóa đơn cần tra cứu là hợp lệ và đã được cấp mã. Ngược lại, nếu thuộc trường hợp 2, hóa đơn tra cứu không tồn tại. Kế toán cần kiểm tra lại thông tin tra cứu và liên hệ bên bán để xác minh lại thông tin hóa đơn.
3. Hóa đơn điện tử E-invoice chuẩn hóa theo Thông tư 78
Thông tư 78/2021/TT-BTC mang đến nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử, yêu cầu doanh nghiệp có sự chuẩn bị cẩn thận trước khi triển khai áp dụng. Để đảm bảo cho hoạt động giao dịch và nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp được thông suốt, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã được cập nhật các tính năng mới “chuẩn hóa” theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
E-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) – Đơn vị có gần 20 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hơn 100.000 doanh nghiệp Việt. E-invoice là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng và lựa chọn, như Coca Cola, AEON MALL, CGV, Grab, Lazada, Go! (big C).
Trên đây là hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp lý, hợp pháp theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán có thể tham khảo để xác minh tính hợp lệ của hóa đơn khi nhận hóa đơn điện tử. Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ với Chi Nhánh Viettel.