Dịch vụ Hóa đơn điện tử VNPT đã được chứng minh là giải pháp hoàn hảo để thay thế hóa đơn giấy, đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý, bao gồm cả Nghị định 123 và Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính và Tổng Cục Thuế ban hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách xuất và in hóa đơn điện tử VNPT theo đúng yêu cầu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về cách thực hiện các bước này một cách dễ dàng và chính xác.
Cách xuất hóa đơn điện tử VNPT
Bước 1: Đăng nhập vào trang xuất hóa đơn điện tử VNPT
Sau khi đăng ký dịch vụ VNPT Invoice, mỗi người dùng sẽ được cung cấp một trang xuất hóa đơn điện tử riêng. Địa chỉ trang xuất hóa đơn điện tử VNPT sẽ có dạng: MST-tt78cadmin.vnpt-invoice.com.vn, trong đó MST là mã số thuế của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
Sau khi truy cập vào trang đăng nhập, bạn cần nhập Tên tài khoản, Mật khẩu và Mã xác thực để đăng nhập.
Bước 2: Tạo danh sách khách hàng nhận hóa đơn
Trước khi xuất hóa đơn, bạn cần tạo danh sách khách hàng dự kiến nhận hóa đơn điện tử. Đầu tiên, trên thanh công cụ, bạn chọn Danh mục -> Khách hàng để nhập thông tin khách hàng mới.
Tại trang Quản lý khách hàng, bạn có thể chọn Tải danh sách khách hàng nếu muốn nhập thông tin của nhiều khách hàng cùng lúc. Hoặc lựa chọn Tạo mới nếu muốn nhập thông tin từng khách hàng riêng lẻ.
Tại trang Nhập thông tin khách hàng, bạn cần điền thông tin vào các trường. Các trường có dấu (*) là bắt buộc phải điền.
Để đảm bảo thông tin điền vào là chính xác nhất và tránh việc phải sửa đổi hoặc xuất lại hóa đơn điện tử, bạn nên tra cứu thông tin khách hàng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, bạn ấn Lưu để hoàn tất bước này.
Bước 3: Tạo danh sách sản phẩm sẽ xuất hóa đơn điện tử
Bước tiếp theo, bạn cần tạo danh sách sản phẩm dự kiến muốn xuất hóa đơn điện tử. Bước này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi xuất hóa đơn cho những sản phẩm giống nhau trong tương lai.
Đầu tiên, bạn chọn Danh mục -> Quản lý sản phẩm.
Tại trang Tạo thông tin sản phẩm, bạn điền các trường thông tin cần thiết rồi ấn Lưu để tạo mới sản phẩm.
Trong trường hợp bạn muốn tạo cùng lúc nhiều sản phẩm, bạn có thể tải file lên bằng tính năng Upload sản phẩm.
Bước 4: Lập hóa đơn điện tử mới
Bạn chọn Lập hóa đơn -> Danh sách hóa đơn:
Sau đó chọn lệnh Tạo mới để tạo một hóa đơn điện tử VNPT mới.
Tại màn hình Nhập thông tin chi tiết về hóa đơn, bạn lần lượt điền các thông tin cần thiết của một hóa đơn điện tử.
Xem ngay hướng dẫn chi tiết cách điền từng trường thông tin của hóa đơn điện tử mới trong bài viết Cách sử dụng hóa đơn điện tử VNPT.
Bước 5: Xuất hóa đơn điện tử
Sau khi tạo mới hóa đơn điện tử VNPT ở bước trước, bạn ấn Tạo mới để chuyển sang màn hình Xuất hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử sau khi xuất sẽ không thể thay đổi được, vì vậy bạn cần kiểm tra lại trước khi gửi đi.
Nếu kiểm tra không có vấn đề gì, bạn chỉ cần chọn hóa đơn cần xuất ở cột Chọn. Sau đó click Phát hành mã hoá đơn đã chọn và nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Khách hàng muốn xuất hoá đơn nào chỉ cần tick vào ô tương ứng với hoá đơn đó. Trong trường hợp muốn xuất toàn bộ hoá đơn đang có, chỉ cần chọn ô trống ở hàng trên cùng (nằm trong ô có chữ Chọn).
Bước 6: Nhập mã PIN ký số và hoàn thành xuất hóa đơn điện tử
Sau khi nhấn Đồng ý, một cửa sổ mới sẽ hiển thị. Tại đây, bạn sẽ được yêu cầu nhập mã PIN để thay thế chữ ký số. Nếu mã PIN đúng, yêu cầu xuất và in hóa đơn sẽ được tiếp tục.
Cách in hóa đơn điện tử VNPT
Bước 1: Kết nối phần mềm với máy in
Trước khi in hóa đơn điện tử VNPT, đảm bảo máy tính đã được kết nối với máy in. Hãy kiểm tra kết nối để đảm bảo máy có thể in hóa đơn theo yêu cầu. Đồng thời, máy tính cũng cần được tích hợp phần mềm đọc hóa đơn dưới định dạng .pdf và .inv.
Bước 2: In hóa đơn điện tử
Để in hóa đơn điện tử VNPT, bạn cần chọn biểu tượng hình con mắt bên cạnh hóa đơn muốn in ở cột Chi tiết trên giao diện. Một hóa đơn chi tiết sẽ hiển thị, bao gồm các thông tin như mã cơ quan thuế, ngày tháng xuất hóa đơn, thông tin mua bán, số hoá đơn, chữ ký của cơ quan thuế và của doanh nghiệp. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng một lần nữa các thông tin trước khi chọn In hóa đơn ở cuối trang. Khi xác nhận lệnh in, hóa đơn sẽ được in theo yêu cầu.
Quá trình xuất và in hóa đơn điện tử VNPT có thể ban đầu có vẻ phức tạp. Tuy nhiên, chỉ cần tuân thủ 6 bước đơn giản, bất kỳ ai cũng có thể thực hiện xuất và in hóa đơn theo đúng Thông thư 78, đáp ứng yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
VNPT Invoice là dịch vụ hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Ưu điểm của dịch vụ này là khả năng xuất và in hóa đơn nhanh chóng, tiện lợi, đồng thời còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí sử dụng. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình in hóa đơn, hãy liên hệ ngay với oneSME để được tư vấn chi tiết.
- Website: Chi Nhánh Viettel
- Hotline: 1800 1260
- Email: [email protected]
- Tư vấn miễn phí: Liên hệ
2 lưu ý quan trọng khi xuất và in hóa đơn điện tử tránh tối đa sai sót
Để quá trình xuất và in hóa đơn điện tử không gặp sai sót và tiết kiệm thời gian, quý khách hàng cần lưu ý 2 điểm sau:
Trước khi xuất hóa đơn
- Đảm bảo đúng thông tin trên hóa đơn: Trước khi xuất hóa đơn, hãy gửi bản nháp cho đối tác để thống nhất thông tin. Sau khi tạo hóa đơn thành công, bạn nên kiểm tra lại thông tin hóa đơn bằng cách click vào biểu tượng con mắt ở cột Chi tiết. Tại mỗi trang hóa đơn có một ô chọn Tải PDF hóa đơn. Bạn chỉ cần tải file hóa đơn xuống và gửi cho đối tác để đối chiếu thông tin.
Sau khi xuất hóa đơn
-
Không thể sửa hóa đơn sau khi đã xuất và in: Hóa đơn điện tử không thể thay đổi được sau khi đã xuất và in. Vì vậy, bạn cần kiểm tra kết nối phần mềm hoá đơn điện tử với máy in trước khi thực hiện quá trình xuất và in hóa đơn VNPT.
-
Hóa đơn cần có mã cơ quan thuế: Sau khi xuất hóa đơn, hãy kiểm tra lại cột Mã Cơ Quan Thuế. Nếu thông tin này chưa xuất hiện, đó là một lỗi trong quá trình tạo và xuất hoá đơn điện tử VNPT. Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra lỗi trong trang Lịch sử giao dịch gửi cơ quan thuế và sửa lại thông tin theo lỗi đã được liệt kê.
Quá trình xuất và in hóa đơn điện tử VNPT không phức tạp. Chỉ với 6 bước đơn giản, bạn đã có thể thực hiện được xuất và in hóa đơn theo đúng quy định.