Rất nhiều doanh nghiệp FDI đánh giá cao phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice vì tính tin cậy mà nó mang lại. Hóa đơn điện tử có thể mang đến rất nhiều lợi ích, nhưng cũng có thể gặp phải những sai sót về nội dung hàng hóa. Trong trường hợp này, việc xử lý và quản lý chính xác hóa đơn điện tử là điều rất quan trọng, giúp tránh những thiệt hại về mặt tài chính và uy tín doanh nghiệp.
1. Căn cứ xử lý hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa
Việc xử lý các sai sót liên quan đến hóa đơn chứng từ căn cứ vào hai văn bản quan trọng sau đây:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
Kế toán cần tuân theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC để thực hiện xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót. Việc này đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ. Điều này cũng giúp tăng cường uy tín và sự tin cậy của doanh nghiệp.
2. Hóa đơn bị sai nội dung hàng hóa xử lý thế nào
Khi lập hóa đơn điện tử, có khả năng xảy ra nhiều sai sót như: sai tên, sai địa chỉ người mua, sai mã số thuế… Tuy nhiên, sai sót về nội dung hàng hóa là một trong những lỗi phổ biến nhất. Kế toán cần áp dụng các phương pháp xử lý phù hợp tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể của hóa đơn và tuân thủ quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ.
2.1. Hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa chưa gửi cho người mua
Trong trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế bị sai nội dung hàng hóa nhưng chưa gửi cho người mua, cần thực hiện các bước sau:
- Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới.
- Thực hiện ký số trên hóa đơn mới và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, sau đó gửi cho người mua.
Ngay khi nhận được thông tin về việc hủy hóa đơn, cơ quan thuế sẽ thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lưu trên hệ thống (theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
2.2. Hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa đã gửi cho người mua
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua bị sai nội dung hàng hóa và người mua hoặc người bán phát hiện sai sót, cần xử lý theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Trường hợp người bán và người mua đã thống nhất và lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, cần ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn có sai sót
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Trường hợp người bán và người mua đã thống nhất và lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn mới thay thế, cần ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Sau khi tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới thay thế, kế toán cần tuân thủ các bước sau:
- Ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
- Người bán gửi hóa đơn điện tử đến người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Sau khi hoàn tất việc xử lý hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa, kế toán sẽ sử dụng hóa đơn mới hoặc hóa đơn điều chỉnh để hạch toán. Đồng thời, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới cũng sẽ được lưu trữ theo quy định của luật kế toán.
Đó là toàn bộ quy trình xử lý khi hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa. Kế toán cần lưu ý để tránh rủi ro bị phạt trong trường hợp có thanh tra kiểm tra của cơ quan thuế. Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, hãy liên hệ ngay với Chi Nhánh Viettel để được tư vấn và hỗ trợ:
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: Chi Nhánh Viettel
- Fanpage: Chi Nhánh Viettel
