Chào đón các bạn đến với góc giải đáp của Chi Nhánh Viettel! Hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về vấn đề “Hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML”. Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, nhiều người thường băn khoăn không biết nên lưu file ở định dạng nào. Vậy hãy cùng chúng tôi điểm qua thông tin hữu ích giúp bạn giải đáp câu hỏi này.
Một vài khái niệm cơ bản liên quan đến câu hỏi “Hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML”
Hiểu đúng khái niệm về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là những thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Máy tính của tổ chức được cấp mã số thuế đóng vai trò là phương tiện điện tử để lưu trữ hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin và có thể truy cập và sử dụng dễ dàng khi cần thiết.
Khái niệm về hóa đơn điện tử lưu file PDF
PDF là định dạng tài liệu di động, phổ biến và linh hoạt. Văn bản PDF hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị, phần mềm và hệ điều hành. Vì vậy, khi chuyển file qua lại giữa các máy tính, người ta thường sử dụng định dạng PDF. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử lưu file PDF chỉ có tác dụng lưu trữ để ghi sổ và theo dõi quy trình kế toán, không có hiệu lực thanh toán và giao dịch.
Khái niệm về hóa đơn điện tử lưu file XML
XML là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng được sử dụng để xác định cấu trúc và lưu trữ dữ liệu. Theo quy định của pháp luật, XML là định dạng hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý, dùng để thanh toán và giao dịch.
Hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML là hợp pháp?
Các hóa đơn điện tử luôn có 2 file đi kèm là file dữ liệu hóa đơn XML và file PDF thể hiện. Để hóa đơn điện tử hợp pháp, nội dung trong file PDF phải trùng với các dữ liệu có trong file XML, bao gồm thông tin về đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế, v.v.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, “Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML”. Vì vậy, hóa đơn điện tử chỉ sử dụng file PDF không đúng quy định và không có giá trị pháp lý.
Doanh nghiệp có phải lưu trữ hóa đơn điện tử file XML không?
Dựa trên những thông tin trên, chắc chắn bạn đã nhận ra tính quan trọng của hóa đơn điện tử file PDF để thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của một hóa đơn điện tử. Vậy, liệu doanh nghiệp có cần lưu trữ hóa đơn điện tử file XML không?
Câu trả lời là “Có”. Doanh nghiệp cần lưu trữ cả hai loại file này: file XML và file PDF. Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp phải có trách nhiệm sao lưu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như USB, đĩa CD, DVD, đĩa cứng hoặc sao lưu trực tuyến. Thời gian lưu trữ cho hóa đơn điện tử là 10 năm.
Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng nhất hiện nay
Chi Nhánh Viettel là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến hóa đơn điện tử, chữ ký số, bảo hiểm xã hội điện tử, dịch vụ kế toán, phần mềm kế toán, thuế điện tử, hợp đồng điện tử, đăng ký kinh doanh và dịch vụ bảo hiểm. Chúng tôi cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu. Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được mức báo giá tốt nhất trên thị trường.
Tóm tắt nội dung
Qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng bạn đã có những thông tin chuẩn xác nhất để trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử lưu file PDF hay XML”. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng và uy tín trên thị trường, hãy liên hệ với Chi Nhánh Viettel ngay hôm nay.
CÔNG TY CỔ PHẦN CHI NHÁNH VIETTEL
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website Chi Nhánh Viettel